Voorraden.

Inleiding.

In mijn vorige Blog heb ik het een en ander uiteengezet over hoe controle te krijgen over de inkomende en uitgaande geldstromen. In mijn afsluiting gaf ik ook het volgende aan “Het gaat er om om die vlottende activa als debiteuren en voorraden zo snel mogelijk om te zetten in kas”. In deze Blog wil ik graag dieper in gaan op de post voorraden aan de linkerzijde van de balans.

Hoeveel heb je nodig

Er is altijd een strijd gaande tussen de afdeling commercie en de financiële afdeling. Hoeveel moeten we van een bepaald product op voorraad hebben? Natuurlijk willen we geen “nee” verkopen, maar we willen ook geen winkeldochters overhouden. En vanuit een financieel oogpunt wil ik het de commercie ook niet te gemakkelijk maken. Ik begrijp goed, dat het gemakkelijker is om op een zaterdag 2 auto’s te verkopen uit een showroom waar er 100 staan opgesteld, dan dat er maar 12 modellen aanwezig zijn. Hier geldt ook steeds of die voorraden te financieren zijn of niet en ook de kosten die deze financiering met zich mee brengt. Ik kom hier later op terug.

Omloopsnelheid

Om wat meer gevoel te krijgen bij de hoeveelheid voorraden die nodig zijn, is het goed om naar de omloopsnelheid van de goederen te kijken. De omloopsnelheid is het aantal keren per jaar dat (als het ware) de gehele voorraad vernieuwd is. Is deze factor bijvoorbeeld 4 dan wordt de voorraad 4 keer ververst. Je kan deze factor berekenen door de gemiddelde voorraad even te waarderen op verkoopwaarde en die te delen op de totale omzet van een jaar. Bij die factor 4 is dan de gemiddelde voorraadwaarde een kwart van de totale jaaromzet. Bij een factor van 1 is de voorraadwaarde gelijk aan de gehele jaaromzet en bij 12 gelijk aan een maandomzet, enzovoorts. Maar dan zijn we bij de volgende vraag beland: wat is dan de optimale omloopsnelheid. Die is niet alleen maar afhankelijk van hoeveel geld we in voorraad kunnen en willen stoppen, maar heeft ook een direct verband met de levensduur van het product. Dagverse producten zullen een omloopsnelheid hebben die dicht bij de 300 ligt; een krop sla kan je niet een jaar laten liggen. Maar er zijn producten die best even op de plank kunnen blijven liggen, omdat er altijd vraag naar zal zijn en ze ook technisch niet echt snel verouderen. Een verlengsnoer is denk ik een aardig voorbeeld.

Misschien ook wel aardig om te vermelden dat in de retail er ook nog op een andere manier tegen die omloopsnelheid wordt aangekeken. Neem bijvoorbeeld de kleding retail. De kosten voor een traditionele winkel zijn zo goed als vast. Door nu op elke paar centimeter stang, waar dat ene jurkje of die jas aan hangt, vele keren (dus een hoge omloopsnelheid) dat kledingstuk te verkopen maak je meer marge en liever 10 keer marge dan 5 keer marge. En zo is 10 keer een wat lagere marge soms veel meer in harde euro’s dan 5 keer de volle marge. En door de verversing is het waarschijnlijk ook nog gemakkelijker om 10 keer die lagere marge te realiseren. Kijk naar het succes van Primark. In deze branche speelt dan ook afprijzen een grote rol en daarmee kom ik aan het volgende aspect van voorraden; de gezondheid van de voorraad.

Gezonde voorraad

Een gezonde voorraad is eigenlijk te kenschetsen als een voorraad die goed bruikbaar (verkoopbaar of te gebruiken voor productie) is en technisch en ook economisch in goede staat verkeert. Belangrijk om steeds die “gezondheid” te meten, want we willen alles zo nel mogelijk omzetten in geld en als we daarom voorraden bezitten die eigenlijk in waarde achteruit gaan wordt het steeds moeilijker om die om te zetten in geld. Daarom is het soms beter snel bepaalde voorraden tegen een lagere prijs (maar misschien nog wel met een hogere prijs dan de kostprijs) en dus een lagere marge verkopen. En misschien soms ook wel tegen verlies. Zeker in de retail maak je op die manier ook weer plaats voor nieuwe voorraden en dus vernieuwing voor de klant in je winkel en weer nieuwe kansen op realiseren van hogere marges.

Internet

Met het opkomende internet zijn bovengenoemde boude uitspraken ook wel weer in een iets ander daglicht komen te staan. De boekhandel die ik ver voor het ontstaan van de E- boek wekelijks bezocht zei altijd tegen mij: Voor elk boek bestaat er een koper; alleen het is de kunst die te vinden. En daar schuilt ook de kracht van Internet. Want je hebt als klant van een internetwinkel niet alleen te maken met de mensen die in de nabijheid van je winkel wonen, maar in principe de hele wereld. Daarom kan je je wat meer permitteren omdat de kans dat jij die specifieke klant voor dat specifieke boek wel vindt veel meer reëel is. Het is dus hier een kwestie van gevonden worden.

Financiering

Ik stipte het al even aan. De mogelijke financiering van de benodigde voorraden speelt uiteraard ook een belangrijke rol. Geld dat in voorraden zit, staat niet op de bankrekening. Vaak kan je wel een bepaald percentage van de voorraad als zekerheid inzetten voor een mogelijke kredietfaciliteit en op die manier weer wat cash geld “terugwinnen”. Maar er zijn ook nog andere mogelijkheden om de hoeveelheid geld, die je in voorraden investeert, te beperken. Bijvoorbeeld het in consignatie nemen van voorraden, waarbij je pas afrekent met je leverancier (dus het geld in voorraden investeert) op het moment dat je de goederen daadwerkelijk verkocht hebt aan een klant. Daarnaast kun je ook lange betalingstermijnen onderhandelen met je leverancier. Er zijn genoeg voorbeelden bekend van grote bedrijven die nog voorraden aan hun leveranciers moeten betalen, terwijl ze de opbrengst van de verkoop van diezelfde goederen al in de kassalade hebben zitten. De voorraad is dus al lang weg. En bij een internetwinkel kan je zelfs goederen, die je helemaal nog niet bezit – en zonder medeweten van een leverancier – ook in je winkel presenteren en pas bestellen als de verkooporder binnen is. De levertijd is dan uiteraard net iets langer dan die 24 uur die nu vaak door consumenten verlangd wordt, maar bij hele specifieke goederen kan deze optie toch zeer goed werken.

Afsluitend

Is er nu een optimale voorraad te benoemen. Heel kort door de bocht zou je kunnen zeggen dat dat de voorraad is waarmee je je omzetdoelstellingen en je resultaatdoelstellingen kan behalen en je op langere termijn de continuïteit van je bedrijf kan waarborgen. De prioriteiten kunnen voor een ieder en voor elke branche weer anders komen te liggen. Wat meer afschrijven en afprijzen van voorraden kan heel verfrissend werken en nieuwe verkoopmogelijkheden met nieuwe voorraden bieden. Alles op voorraad hebben en heel snel kunnen leveren kan een strategie zijn maar een strategie is ook: niets op voorraad hebben maar wel alles kunnen leveren met een langere levertijd. Van deze twee laatste strategieën zijn twee prachtige voorbeelden bekend: Amazon die ‘alles’ op voorraad wil hebben en snel wil leveren (die zelfs met drones wil gaan leveren) en Alibaba, die ‘alles’ wil aanbieden maar niets wil investeren in voorraden en eigenlijk alleen als intermediair optreedt. De tijd zal het leren wie gaat winnen. Maar misschien kunnen deze varianten wel heel goed naast elkaar bestaan. Ik wens u in ieder geval veel succes met het meeste geld te halen uit uw voorraden.

Peter van Dongen

www.pjvd-finance.com

Over de auteur.

Peter is van huis uit registeraccountant en heeft na het verlaten van de accountancy vele CFO functies in het bedrijfsleven gehad bij grotere MKB bedrijven. Sinds enkele jaren is hij zelfstandig gevestigd en vervult hij diverse functies bij uiteenlopende bedrijven waar hij door zijn ervaring en zijn netwerk ingezet wordt als adviseur om met name de strategische financiële agenda mede vorm te geven.

logo-footer